Funcionalidades
Interoperabilidade, Flexibilidade, Eficiência e Inovação
Interoperabilidade e Workflow
- Arquitetura aberta e flexível, adaptável a todos os ambientes tecnológicos
- Módulo de workflow, com uma robusta camada de integração
Em detalhe
Camada de integração
- Fácil integração com diferentes aplicações de negócio, como soluções de BPM (Business Process Management), ferramentas de produtividade (Microsoft ou OpenSource), Email, entre outras
- Integração de evidências documentais provenientes de outras aplicações de negócio
- Diferentes tipos de exportação (completa ou com reservas)
Módulo de workflow
- Modelação e automatização de fluxos de trabalho operacionais e sua tradução em evidências documentais
- Implementação de fluxos de trabalho estruturados ou ad-hoc, incorporando as regras de negócio da organização
- Criação de formulários dinâmicos
Segurança e Escalabilidade
- Solução totalmente parametrizável, quer do ponto de vista global da organização, quer ao nível de cada utilizador
- Garante a completa classificação de documentos de modo seguro e automático
Em detalhe
Gestão de Registos, Perfis e Utilizadores
- Automatização dos processos de retenção ou eliminação de documentos, de acordo com a política de classificação
- Modelo de confidencialidade e controlo de acessos
- Integração de ferramenta de Assinatura Digital, garantindo a integridade e a autenticidade dos documentos
Cloud
- Possibilidade de implementação do GfiDoc® com base em Cloud, garantindo uma gestão segura, flexível e eficiente dos recursos tecnológicos que a suportam, ajustando os mesmos às necessidades da própria organização e de acordo com cada período temporal
Multi-Base de Dados e Multilíngue
- Possibilita o acesso e a utilização do GfiDoc®, alojado num único servidor, por diversas empresas externas, garantindo a utilização em simultâneo por empresas multinacionais
- Produto multilíngue
Gestão Completa e Integrada
- Captura, registo e gestão completa de todo o ciclo de vida de informação, processos e documentos
Em detalhe
Digitalização e indexação automática de documentos
- Digitalização e conversão de documentos ou imagens em textos, pesquisáveis e editáveis
- Identificação automática do utilizador e indexação imediata dos documentos, com possibilidade de agregação a processos
Reporting e Indicadores de Gestão
- Indicadores, em tempo real, sobre o estado dos processos e as tarefas em curso
- Possibilidade de compreender qual o tempo de duração de uma determinada tarefa e quem são os responsáveis
- Gestão de alertas para controlo dos prazos
Eficácia e Celeridade Processual
- Ampla riqueza funcional ao nível da gestão dos documentos
- Totalmente alinhado com os principais standards de gestão documental
A deep-dive
Edição, gestão e procura de documentos ou processos
- Possibilidade de criação, visualização, edição ou reencaminhamento de documentos
- Auditoria
- Pesquisa em toda a base de dados ou com recurso a filtros
- Possibilidade de gravar listas pessoais, acelerando futuras pesquisas
Alinhado com os standards de gestão documental
- Utilização de políticas consistentes que protegem o valor e a utilidade dos documentos
- Solução estruturalmente concebida em total alinhamento com a norma MoReq® 2010 (Model Requirements for the Management of Electronic Records), uma referência europeia ao nível dos requisitos das soluções tecnológicas de gestão de documentos eletrónicos
- Produto alinhado com o Programa “Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica”, incorporando a Macroestrutura Funcional (MEF) e a Meta informação para a Interoperabilidade (MIP), bases fundamentais para a interoperabilidade semântica na Administração Pública
Interface e usabilidade
- Navegação simples e intuitiva
- Simplicidade e ergonomia de utilização ou administração
A deep-dive
User Interface e customização
- Cada utilizador tem a possibilidade de customizar a sua página de entrada
- Cada utilizador pode customizar as listas e o GfiDoc adapta os menus e formulários ao perfil do utilizador
- Gestão de metadados e do modelo de apresentação dos documentos
- Possibilidade de pré-visualizar os documentos, sem ter a necessidade de os abrir
Mobilidade e Inovação
- Adaptado a todos os equipamentos móveis
- Alinhado com os novos desafios do Digital
Em detalhe
Acessível em qualquer lugar e a qualquer hora
- Produto 100% web-responsive e multi-browser, adaptado aos diferentes dispositivos (desktop, smartphone ou tablet)
Alinhado com os novos desafios do Digital
- Forte compromisso com os conceitos chave de ‘digital por regra’ e de ‘uma só vez’ (only once), evitando a duplicação
das credenciais de acesso